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Herramientas Para Gestionar el Tiempo: Priorizando Nuestra Vida

La gestión de tiempo personal es una de las nuevas habilidades necesarias para encontrar paz y felicidad en un mundo hiper conectado.

Me hice muy consciente de este problema al investigar cómo nuestras ventanas de atención vienen disminuyendo rápidamente desde los comienzos del 2000.

Luego, mientras entranaba para una maratón, escuché el audiolibro de la Crisis Del Confort, de Michael Easter. Fue el catalizador en mi mente de que tenemos que hablar de esto.

Estamos en medio de un cambio cultural que sucede a velocidad luz en comparación a nuestra capacidad para procesarlo.

Las distracciones se están volviendo personalizadas y atractivas al punto de que es increíblemente difícil detenerlas solo con fuerza de voluntad.

Mientras cíentificos, programadores e inteligencia artificial trabajan para captar nuestra atención, nosotros estamos pensando en qué vamos a tener para el almuerzo.

Creo que el problema de gestión de tiempo personal en 2025 se ha convertido en algo más profundo que simplemente priorizar.

Una de las realizaciones a las que me estoy acostumbrando en el proceso de aprender cómo ser un buen coach, es que las personas saben cómo solucionar sus problemas.

Por lo que te pido no intentes leer esto cómo si estuviera diciendo qué hacer, sino apuntando a algo que internamente sabes y con lo que te puedes identificar.

Lo que a menudo necesitamos es que nos recuerden, no que nos instruyan.
Hugo
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Al terminar este post tendrás una idea clara de porqué nos cuesta tanto gestionar nuestro tiempo, y que podemos cambiar para lograr cambios reales medibles.

Oportunidades Inifinitas en un Tiempo Finito

Este es un concepto que he desarrollado para manejarme mejor en las decisiones que tomo para mi vida.

Cuándo veo que algo me interesa y toma mi atención (sea en Instagram o la Vida Real), intento preguntarme esto:

Es esta otra oportunidad infinita en mi tiempo finito?

Otra forma de decir, es esto una de esas cosas que podría hacer, pero que siendo realista, no tengo tiempo ni energia para realmente hacer?

Debemos situarnos en tiempo y espacio:

Smartphone 24/7 en nuestro bolsillo
Redes sociales gratuitas y adictivas, y sin restricciones
Aplicaciones que escuchan lo que hacemos (y no nos importa)
Inteligencia artificial

Google, Youtube, Instagram, TikTok, todas ellas tienen data de quienés somos y saben nuestros gustos y comportamiento intímos, mejor que nuestros mejores amigos y familiares.

No mi novia, ni mi mejor amigo ni mi mamá sabe qué tipo de porno miré en 2024. Pero Google tiene una lista de cada una de esas búsquedas, con hora, fecha y ubicación.

El smartphone que llevamos en el bolsillo es una herramienta para crear oportunidades hechas a medida para nuestra edad, sexo, personalidad, inclinación política, deportistas favoritos, etcetéra, etcetéra, etcetéra (compuesto al infinito).

Infinitas oportunidades a la distancia de la mano.

Al hablar de gestión de tiempo personal creí que debí empezar con esto, antes de dar consejos prácticos sobre qué hacer.

No importa que tanto normalicemos pasar horas por día en el celular, no podremos cambiar la realidad de lo que eso significa para nuestro cerebro.

Mientras más reduzcamos el tiempo que pasamos en él, mayor será nuestra productividad en las cosas que hacemos y las recompensas que podremos sacar de cada minuto de nuestra vida.

El celular nos está adormeciendo y programando.

Si te interesa profundizar en esto, puedes leer la causa real del aburrimiento y beneficios de un detox digital.

Ok, esto ha cubierto lo que yo creo que necesitas como base para poder aplicar los siguientes pasos practicos de como gestionar tu tiempo.

Puedes salteartelo, pero dudo que el cambio realmente sea duradero a no ser que cambies tus habitos digitales.

Comencemos,

Los Cuadrantes de Stephen Covey

Me ha costado encontrar una forma más sencilla y práctica de explicar cómo dividir nuestras tareas que la que Stephen Covey tiene en los 7 Habitos de la Gente Altamente Efectiva.

Por lo tanto, simplemente te hablaré de una de sus ideas principales.

Los 4 cuadrantes: importante, no importante, urgente y no urgente.

Tomate unos minutos para encajar tus actividades en estos cuadrantes.

Si, tomar esa llamada con tu mejor amiga tal vez sea importante, pero es urgente? Porque debes realmente completar ese proyecto laboral para mañana.

Definir tu pasión es definitivamente importante, pero cuando será lo suficientemente urgente para llevarte a la acción?

Para hacer esta actividad tiene que haber un requisito: saber lo que quieres. Sin valores y principios claros, no podrás saber que es realmente importante para ti.

Es un ejercicio relativamente sencillo, pero llevado a la práctica tiene el poder de categorizar todo lo que hacemos en “tiene sentido” y, “no tiene sentido”.

Tal vez también te interese aprender sobre el circulo de preocupación vs circulo de influencia.

circulo de preocupación y circulo de influencia

Con una combinación de estos podemos delinear con cierta claridad todas las facetas de nuestra vida en este momento, y tomar decisiones claras.

Por ejemplo: eliminación.

Eliminación Fisica y Mental

Por alguna razón eliminar, reducir, cortar, tiene una connotación negativa en nuestra mente.

Tal vez el sistema capitalista con la idea enrraigada de progreso nos ha llegado a controlar la psique, aunque podrías argumentar que nosotros creamos ese sistema, por lo que simplemente expresa nuestra naturaleza primordial.

Sea cual fuere el caso, es contra-intuitivo para nosotros homo-sapiens consciente y voluntariamente eliminar circunstancias, cosas y personas de nuestra vida.

Por lo tanto, estas se apilan en nuestro cerebro en forma de pensamientos. Uno encima de otro indiscriminadamente.

Luego de dividir tus actividades en factores de prioridad, verás que hay actividades que pertenecen al area no urgente, y no importante.

Tenemos que aprender a decir NO. De frente y sin rodeos. Y hacerlo más seguido.

Deberíamos hacer una llamada pronto? No puedo.

Quieres venir a tomar algo este fin de semana? No, gracias.

Puedes hacerte cargo de este proyecto? No, estoy ocupado con blabla.

Bueno, lo dejamos para la próxima? No creo que pueda. Pero gracias.

Por eso me referí en este apartado a eliminación mental y física como una clave para la gestión del tiempo personal.

El dejar que pensamientos se acumulen en la mente sin dirigirse a ellos, nos da una sensación inespecífica de incomodidad.

Y también bloquea espacio para muchas de esas cosas que decimos que queremos pero luego no tenemos tiempo de percibir.

A no ser que sea un SUPER SI, di que NO.

Por años me costó entender la idea de que decir que NO a otros no es malo.

Si este es tu caso, puedes leer este post sobre autoaceptación y valorar nuestra opiniones.

OK, tenemos una idea sobre que es importante, que es urgente, estamos eliminando activamente cosas y personas que no son un SUPER SI.

Qué sigue?

La Única Tarea

En su libro The One Thing, Gary W. Keller y Jay Papasan hablan de que el éxito es resultado de concentrarse específicamente en una cosa a la vez.

En algún momento de nuestra vida aceptamos la creencia de que el trabajo debe ser difícil, y principalmente monótono.

Consideraremos trabajo pasar 8 horas en la oficina, pero no ir a la playa a pensar sobre que es lo mejor para tu futuro. Y creéme, la segunda puede darte recompensas mucho más reales que la primera.

Escribir e-mails, tomar llamadas y estar ocupado, parece ser más importante que realmente ser productivo. Ironías de la vida.

La actividad a menudo no está relacionada con la productividad, y el ajetreo rara vez se ocupa del problema.
– Samuel Thomas David

Para la gestión de tu tiempo personal he notado que es bueno hacer una dieta de opciones y enfocarte en una cosa a la vez.

La mayor parte de lo que deseas provendrá de una minoría de lo que haces.

Los resultados extraordinarios son creados desproporcionalmente por acciones que puedes contar con los dedos de tu mano.

Similar a la Ley de Paretto, el 20% de tus acciones creará el 80% de tus resultados.

El problema no es que tenemos poco tiempo para hacer las cosas que queremos hacer, sino que sentimos la necesidad de hacer muchas cosas con el tiempo que tenemos.

Aquí algunas fuerzas entrópicas que irán en contra de esta meta y que debes tener precaución de no adoptar:

Multitasking (NO hagas por favor, multitasking. No funciona).

No todas las cosas son igualmente importantes

Agregar tareas a tu calendario no es necesariamente bueno

Dejar ir la necesidad de agradar a otros y decir que si a todo

Practica estos pasos con consistencia, evade las trampas, y verás rapidamente los resultados de esta gestión de tu tiempo.

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Debajo podrás ver las referencias y contenidos que utilicé para formar mis ideas en este artículo.